Uživatel za příslušný milník/cíl zakládá monitorovací zprávy odkazem Založit zprávu z harmonogramu zpráv. Termín pro podání je stanoven hodnotou Datum ukončení v detailu příslušného záznamu v číselníku milníků/cílů.

V detailu monitorovací zprávy je pro první uložení povinné vyplnit údaje Stav pokroku i všechny další povinné položky v záložkách Základní informace a Skutečnosti s plněním milníku a cíle. Systém v rámci prvního uložení přidělí zprávě pořadové číslo 1. Výchozí stav zprávy po založení je Příprava zprávy viz stavový diagram.

Po úspěšném založení zprávy se z harmonogramu zpráv typu ŽoV odebere záznam s termínem podání a nově založenou zprávu uživatel otevírá z přehledu Monitorovací zprávy.

Po průběžném a následně finálním vyplnění zprávy může být předložena k podpisu schvalovateli zprávy (vedoucímu) do stavu Podpis zprávy. Pokud jsou u milníku/cíle definovány údaje o zelených a digitálních cílech, pak je ve zprávě zpřístupněna záložka s těmito údaji a uživatel musí u všech záznamů doplnit požadované údaje. Nepovinné vyplnění se týká záložky Nesrovnalosti/audity/kontroly. Změně stavu předchází vygenerování dokumentu typu Monitorovací zpráva ze šablony. K tomuto účel uživatel využije jediný nabízený přechodový stav Předání zprávy k podpisu. Ze stavu Příprava zprávy může být zpráva předávána k podpisu opakovaně po předchozím vrácení zprávy schvalovatelem k úpravám.

Pokud má být k monitorovací zprávě typu ŽoV vázána dávka operací, potom uživatel provádí zatržení příznaku "MZ má obsahovat operace" na záložce Základní informace. Po zatržení příznaku je pro přechod k podpisu zprávy schvalovatel nutné splnit:

• přípravu dávky operací příslušného milníku/cíle v části Operace k ŽoV. Dávky za příslušné milníky připravuje uživatel oprávněný rolí Ohlašovatel. Dávka operací musí být z výchozího stavu Příprava překlopena do stavu Připraveno k podání. Tím je u dávky zajištěno zvalidování dat operací a uzamčení.

• v přílohách monitorovací zprávy je nutné vytvořit dokument typu Seznam operací ze šablony. Jedná se o přehled všech operací v navázané dávce operace k ŽoV

Ve stavu Podpis zprávy je úkolem schvalovatele zprávy elektronicky podepsat dokument Monitorovací zpráva a postoupit zprávu na Delivery Unit do stavu Posouzení formálních náležitostí a úplnosti. K tomuto účel se využije přechod stavu Podání zprávy. Po provedení změny stavu je ke zprávě založen formulář kontrolního listu.

Schvalovatel může zprávu ze stavu k podpisu vrátit k editaci/korekci dat na vlastníka komponenty/implementátora. Sám schvalovatel do dat zprávy nezasahuje.

Pokud má monitorovací zpráva aktivní příznak "MZ má obsahovat operace", pak je ke zprávě navázána dávka operací a měla by mít aktuální stav Připraveno k podání. Jakmile provede schvalovatel změnu stavu na Posouzení formálních náležitostí a úplnosti, dochází současně k automatické změně stavu u dávky operaci na stav Data podána. Monitorovací zpráva i dávka operací je tak předložena na Delivery Unit. V případě vrácení monitorovací zprávy z DU do stavu Doplnění vlastníkem komponenty/implementátorem, je vrácena k doplnění automaticky i její případně navázaná dávka operací. Dávka operací je překlopena na počáteční stav Příprava.

Ve stavu Posouzení formálních náležitostí a úplnosti je zpráva zkontrolována podle aktuálně platného kontrolního listu (KL). Uživatel za Delivery Unit po vyplnění elektronického formuláře KL vygeneruje dokument typu Kontrolní list ze šablony a tento svým elektronickým podpisem podepíše přímo v přílohách monitorovací zprávy.

Pokud byl z pozice Delivery Unit zjištěn nesoulad v monitorovací zprávě, pak může být zpráva vrácena vlastníkovi komponenty/implementátorovi k opravě. Pro tento účel lze využít přechodový stav Výzva k opravě zprávy. Monitorovací zpráva se dostává do editovatelného stavu Doplnění zprávy a proces podání k podpisu schvalovateli a postoupení ke kontrole Delivery Unit se opakuje do vyřešení všech nesouladů. Při každém přechodu do stavu Posouzení formálních náležitostí a úplnosti je vygenerován nový formulář kontrolního listu.

Ve stavu Odsouhlasení kontroly zprávy provede vedoucí schválení monitorovací zprávy aplikováním svého elektronického podpisu jako druhého v pořadí na dokument typu Kontrolní list v přílohách zprávy a provede přechod stavu Schválení zprávy.

Monitorovací zpráva se schválením od vedoucího dostává ve svém procesu do posledního stavu, nicméně v případě potřeby ji může uživatel Delivery Unit vrátit do editovacího režimu vlastníkovi komponenty/implementátorovi přechodem Otevření zprávy k opravě. Zpráva se dostává do stavu Doplnění zprávy čímž začíná proces vypořádání zjištěných nesrovnalostí či potřeba doplnění zprávy.