Stav "Příprava souhrnné žádosti" je počátečním stavem souhrnné žádosti o výplatu finančních prostředků (dále jen SŽoV), který se nastaví po jejím založení Správcem souhrnné ŽoV.

Ve stavu "Příprava souhrnné žádosti" Správce souhrnné ŽoV edituje formulář SŽoV a vkládá přílohy dle požadavků odpovídající SŽoV.

Také edituje formulář kontrolního listu SŽoV a generuje dokument KL a opatřuje jej elektronickým podpisem kvalifikovaným certifikátem.

Ze stavu "Příprava zprávy" lze vyvolat přechody:

• Předat SŽoV ke schválení

Přechod "Předat SŽoV ke schválení" lze provést, pokud je splněno:

I.Kontroly pro každý milník/cíl splátky

• WF pro ŽoV je v konečném stavu „Schválená zpráva“

• dokument KL je vygenerován v aktuálním stavu a je opatřen 1 elektronickým podpisem kvalifikovaným

certifikátem

V číselníku milník/cílů je pro každý rok náklad >= 0 (sumu nákladů za všechny roky označ NKč)

• V číselníku milník/cílů je BÚ kam má být platba zaslána a VS platby

• Je vyplněna výše finančních požadavků na EK "Požadovaná částka z RRF v Kč (PKč)

• Je vyplněna výše finančních požadavků na EK "Požadovaná částka z RRF v EUR" (P€)

• TRUNC( (PKč / „Fixní kurz“) * 1000 ) / 1000 = P€

• PKč <= NKč

II. Sumární kontroly

• Provedeny kontroly na KL k SŽoV: - kompletně vyplněný KL + u každého bodu vybráno Ano

Předpoklady řešení

• Částku požadovanou po EK není třeba v SŽoV uvádět, EK předpokládá, že se žádá o částku uvedenou v CID, respektive o 87% této částky

• ŽoV patřící milník/cílům splátky jsou po přechodu needitovatelné a není možné měnit jejich stav

• VK bude za milník/cíl vyplacena část nákladů uvedených v číselníku milník/cílů, tj. část z NKč, nikoliv z PKč; o jakou část se jedná určí uživatel oddělení DU podle skutečné výše splátky doručené od EK a splnění milník/cíle

III. Doloženy povinné přílohy SŽoV

• v přílohách SŽoV jsou vloženy soubory typu „Management declaration“ a „Zpráva z auditu“.

IV. Kontrola ověření nesrovnalostí

Pokud existují nesrovnalosti k operacím k ŽoV v aktuální SŽoV (alespoň 1 záznam v „Seznam nesrovnalostí nahlášený VK v ŽoV“ nebo „Seznam nesrovnalostí zjištěný Delivery Unit“ nebo „Seznam

nesrovnalostí nahlášený CKB-AFCOS“), tak musí být zaškrtnutý příznak „Nesrovnalosti vypořádány“ a vyplněn text v „Popis vypořádání nesrovnalostí“

V rámci přechodu "Předat SŽoV ke schválení" dojde:

• ke změně stavu SŽoV na stav "Schválení KL"

• k odeslání zprávy na nástěnku žádosti o změně stavu zprávy

• vygenerování dokumentu „Seznam nesrovnalostí“

• k odeslání e-mailové zprávy

Stav "Schválení KL" je určen pro uživatele s rolí "Vedoucí DU".

Pokud jsou v rámci odsouhlasení kontroly zprávy zjištěny nedostatky, může pracovník s rolí "Vedoucí DU" vrátit SŽoV k opravě. Pro vrácení zprávy zapíše zjištěné nedostatky v detailu zprávy.

Pokud je možné kontrolu SŽoV odsouhlasit, musí pracovník s rolí "Vedoucí DU" podepsat dokument "KL SŽoV". Po podepsání dokumentu z kontroly může "Vedoucí DU" ukončit(odsouhlasit) kontrolu zprávy.

Ze stavu "Kontrola zprávy" lze vyvolat přechody:

• Vrácení SŽoV k opravě

• Schválení SŽoV

Přechod "Vrácení SŽoV k opravě" je určen pro pracovníka s rolí "Vedoucí DU", lze ho provést, pokud vyplnil zjištěné nedostatky, pro které nemohl provést odsouhlasení SŽoV.

V rámci přechodu "Vrácení SŽoV k opravě" dojde:

• ke změně stavu SŽoV na stav "Příprava souhrnné žádosti"

• k odeslání zprávy na nástěnku projektu

• k odeslání e-mailové zprávy

• u ŽoV splátky je po přechodu možné měnit jejich stav

Přechod "Schválení SŽoV" je určen pracovníkovi s rolí "Vedoucí DU".

Přechod je možné provést, pokud pracovník s rolí "Vedoucí DU" podepsal dokument "KL SŽoV" v seznamu příloh SŽoV (tj. KL obsahuje 2 podpisy)

V rámci přechodu "Schválení zprávy" dojde:

• ke změně stavu zprávy na stav "Schválená a odeslaná žádost"

• k odeslání zprávy na nástěnku projektu

• k odeslání e-mailové zprávy

Stav " Schválená a odeslaná žádost" je určen k prohlížení údajů zprávy pro uživatele s rolí "Delivery unit", "Vedoucí DU", "Správce souhrnné ŽoV".

Uživatelé s rolí "Delivery unit"nebo "Správce souhrnné ŽoV" mohou vložit do příloh SŽoV dokument "Zpráva o proplacení milníků či cílů z EK", které je podmínkou pro zadávání proplacených částek do AIS.

Přechod "Zadání údajů z EK" je určen pracovníkovi s rolí "Delivery Unit" nebo "Správce souhrnné ŽoV".

Přechod je možné provést, pokud pracovník s rolí "Delivery Unit" nebo "Správce souhrnné ŽoV" vložil do seznamu příloh dokument "Zpráva o proplacení milníků či cílů z EK".

V rámci přechodu "Zadání údajů z EK" dojde:

• ke změně stavu zprávy na stav "Pořízení údajů z EK"

• k odeslání zprávy na nástěnku projektu

V rámci přechodu proběhnou směrem ke spisové služby tyto akce:

• Založení dokumentu „Zpráva o proplacení milníků či cílů z EK“ – doručený dokument

• Získání čísla jednacího pro nově založený dokument

• Založení spisu pro nově založený dokument

• Propojení dokumentu s kartou externího subjektu (napojení na existující, nebo vytvoření nové)

• Vložení souboru „Zpráva o proplacení milníků či cílů z EK“ do dokumentu

Ve stavu "Pořízení údajů z EK" uživatelé s rolí "Delivery unit" nebo "Správce souhrnné ŽoV" přepisují údaje o proplacení micilů do AIS.

Ze stavu "Pořízení údajů z EK" lze vyvolat přechody:

• Předat k finančnímu vypořádání

Přechod "Předat k finančnímu vypořádání" je určen pracovníkovi s rolí "Delivery Unit" nebo "Správce souhrnné ŽoV".

Přechod je možné provést, pokud pracovník s rolí "Delivery Unit" nebo "Správce souhrnné ŽoV" vložil

ke každému micilu splátky údaj o proplacení.

V rámci přechodu "Předat k finančnímu vypořádání" dojde:

• ke změně stavu zprávy na stav "Finanční vypořádání"

• k odeslání zprávy na nástěnku projektu

• formulář na přepis údajů z EK se stane needitovacím

Ve stavu "Finanční vypořádání" uživatel s rolí "Správce souhrnné ŽoV":

• rozděluje částku přijatou z EK

• generuje platební příkazy pro VK

• vyplňuje a podepisuje kontrolní list el. Podpisem

Ze stavu "Finanční vypořádání" lze vyvolat přechody:

• Zpět na zadání údajů z EK

• Předat ke schválení

Přechod "Zpět na zadání údajů z EK" je určen pracovníkovi s rolí "Správce souhrnné ŽoV".

Přechod je možné provést vždy.

V rámci přechodu "Zpět na zadání údajů z EK" dojde:

• ke změně stavu zprávy na stav "Pořízení údajů z EK"

• k odeslání zprávy na nástěnku projektu

• formulář na přepis údajů z EK se stane editovacím

Přechod "Předat ke schválení" je určen pracovníkovi s rolí "Správce souhrnné ŽoV".

Přechod je možné provést, pokud pracovník s rolí "Správce souhrnné ŽoV" vygeneroval platební příkazy a vygeneroval a opatřil KL el. podpisem.

V rámci přechodu "Předat ke schválení" dojde:

• ke změně stavu zprávy na stav "Kontrola finančního vypořádání"

• k odeslání zprávy na nástěnku projektu

Stav "Kontrola finančního vypořádání" je určen pro uživatele s rolí "Vedoucí DU", který ověřuje správnost platebních příkazů a kontrolního listu.

Pokud jsou v rámci ověření zjištěny nedostatky, může pracovník s rolí "Vedoucí DU" předat zprávu k opravě. Pro vrácení zprávy zapíše zjištěné nedostatky v detailu zprávy.

Pokud je možné kontrolu zprávy odsouhlasit, musí pracovník s rolí "Vedoucí DU" podepsat dokument "Kontrolní list finančního vypořádání". Po podepsání dokumentu z kontroly může "Vedoucí DU" ukončit (odsouhlasit) kontrolu zprávy.

Ze stavu "Kontrola finančního vypořádání " lze vyvolat přechody:

• Vrácení k opravě

• Uzavření SŽoV

Přechod "Vrácení k opravě" je určen pracovníkovi s rolí "Vedoucí DU".

Přechod je možné provést, pokud pracovník s rolí "Vedoucí DU" zapsal zjištěné nedostatky a určil termín k opravě.

V rámci přechodu "Vrácení k opravě" dojde:

• ke změně stavu zprávy na stav "Finanční vypořádání"

• k odeslání zprávy na nástěnku projektu

Přechod "Uzavření SŽoV" je určen pracovníkovi s rolí "Vedoucí DU".

Přechod je možné provést, pokud pracovník s rolí "Vedoucí DU" podepsal dokument "Kontrolní list finančního vypořádání" v seznamu příloh SŽoV (tj. KL obsahuje 2 podpisy).

V rámci přechodu "Uzavření SŽoV" dojde:

• ke změně stavu zprávy na stav "Žádost uzavřena a vypořádána"

• k odeslání zprávy na nástěnku projektu

Pokud v aktuální splátce byla zastavena nějaká opatření (viz Seznam zastavených opatření)

• I. systém vloží na nástěnku zprávu a odešle emailovou zprávu

• II. Dopady v MZ ŽoV a Průběžné MZ.

a) Systém změní stav všech ŽoV, které patří micilům zastavených opatření na stav „Zastavené opatření“

Pozn.: přechod stavu ŽoV je možný z jakéhokoli stavu ŽoV, viz obrázek WF níže

b) Systém z Harmonogramu zpráv odstraní ŽoV ve stavu „Zastavené opatření“

III. Dopady v MZ pro společné ukazatele

MZ SU zastavených opatření zůstávají zachovány včetně všech budoucích, ale vypadnou z nich (nejsou zobrazovány a vykazovány) zastavená opatření, viz záložka Opatření a opatření v záložce Zelené a digitální cíle.

Workflow pro MZ SU zůstává beze změny a ani se MZ SU nepřesouvají do stavu „Zastavené opatření“.

III. Dopady v monitorovacích krocích

a) Systém změní stav všech MK, které patří micilům zastavených opatření na stav „Zastavené opatření“

Pozn.: přechod stavu ŽoV je možný z jakéhokoli stavu MK, viz obrázek WF níže

b) Systém z Harmonogramu zpráv odstraní MK ve stavu „Zastavené opatření“

Stav "Žádost uzavřena a vypořádána" je určen k prohlížení údajů zprávy pro uživatele s rolí "Delivery unit", "Vedoucí DU", "Správce souhrnné ŽoV".